Arsip Vital,Terjaga dan Umum

Tentang arsip Vital Terjaga Dan Arsip Umum

                                

ARSIP VITAL

Arsip vital merupakan kategori dari arsip dinamis, tercipta dalam berbagai bentuk media, tergantung dengan fungsi organisasi. Karena itu dimungkinkan arsip yang tercipta berupa media berbasis kertas, bentuk mikro, elektronik, gambar teknik, peta dan sebagainya. Arsip vital yang diciptakan merupakan arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip vital yang bersifat aktif untuk kelanjutan hidup organisasi disimpan pada central file atau ditempat penyimpanan arsip aktif di unit kerja.

Arsip vital yang bersifat aktif seperti arsip personalia, arsip pertanggungjawaban keuangan, arsip pemasaran dan sebagainya umumnya frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus menerus, karena itu harus tersedia pada saat diperlukan. Arsip vital yang bersifat inaktif seperti pernyelenggaraan suatu diklat yang sudah berlangsung beberapa waktu yang lalu, penyelenggaraan pameran yang sudah berlangsung dan sebagainya. Pada umumnya frekuensi penggunaan arsip vital yang bersifat inaktif sebagi berkas kerja sudah berkurang dan disimpan pada pusat arsip (records center).

Untuk kelangsungan operasioanal organisasi maka perlu adanya perlindungan terhadap arsip vital dan perlindungan ini harus bersifat aktif! Perlindungan yang dapat dilakukan disarankan antara lain membuat beberrap copy duplikat. Perlindungan untuk arsip vital yang bersifat inaktif lebih sulit jika dibandingkan dengan perlindungan arsip vital yang bersifat aktif pada central file. Hal tersebut diakrenakan pada tempat penyimpanan arsip vital yang inaktif disentralkan pada pusat arsip (records centre). Bebarapa arsip vital yang keberadaannya pada pusat arsip seperti arsip seperi arsip anggaran dasar perusahaan, maka dapat dikelompokkan sebagai arsip statis.

Pengertian Arsip Terjaga

Menurut Undang –Undang Nomor 43 Tahun 2009 Pasal 1 Angka 8 disebutkan bahwa arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya. Pengertian arsip terjaga tersebut tidak jelas apabila tidak dikaitkan dengan Pasal 34 (2) "Negara secara khusus memberikan perlindungan dan penyelamatan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis", dan dikaitkan dengan Pasal 43 ayat (1) "Pejabat yang bertanggung jawab dalam kegiatan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 34 (2) wajib memberkaskan dan melaporkan kepada ANRI." Setelah pengertian Pasal 1 Angka 8 dikaitkan dengan Pasal 34 (2) dan Pasal 43 ayat (1) barulah pengertian arsip terjaga menjadi jelas. Pengertian tersebut bisa dikembangkan sebagai berikut: "arsip terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan kependudukan, kewilayahan, kepulauan, perbatasan, perjanjian internasional, kontrak karya, dan masalah-masalah pemerintah yang strategis yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan, dan keselamatannya" (Djoko Utomo, 2011:11). Dengan demikian, kata-kata "yang strategis" bukan hanya melekat pada "pemerintahan yang stratgeis" tetapi juga pada: 1) "kependudukan yang strategis", 2) "kewilayahan yang strategis", 3) "kepulauan yang strategis", 4) "perbatasan yang strategis", 5) "perjanjian internasional yang strategis", 6) "kontrak karya yang strategis".

ARSIP UMUM

Arsip umum adalah arsip yang tidak termasuk arsip terjaga.