Arsip Aktif Dan InAktif

AKTIF DAN ARSIP INAKTIF

A  arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus

    Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensinya penggunaannya telah menurun.

PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP AKTIF

Pengelolaan dan penataan arsip aktif menghasilkan tertatanya fisik dan infromasi arsip serta tersusunnya daftar arsip guna memudahkan penemuan/pencarian kembali arsip yang dibutuhkan.  Langkah yang perlu dilakukan dalam pengelolaan dan penataan arsip yaitu pemberkasan arsip aktif.

Pemberkasan arsip aktif memuat :

a.    Klasifikasi arsip

b.    Uraian informasi

c.    Waktu

d.   Jumlah

e.    Keterangan

Isi berkas memuat

a.    Nomor berkas

b.    Nomor item arsip

c.    Kode klasifikasi

d.   Uraian informasi arsip

e.    Tanggal

f.     Jumlah

g.    keterangan

Guna melakukan pemberkasan arsif aktif perlu dipersiapkan hal-hal sebagai berikut:

a.    Mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung ( tempat dan alat)

b.    Mempersiapkan arsip yang akan diberkas.

Proses Penataan Arsip Aktif

Dalam melakukan proses penataan arsip aktif yang perlu dilakukan adalah :

a.    Mempersiapkan alat dan bahan antara lain : folder, sekat, kartu tunjuk silang dan filing cabinet

b.    Mempersiapkan arsip yang akan ditata yaitu dengan langkah : mengecek kelengkapan fisik dan berkas arsipm, membuat indek arsip

c.    Mempersiapkan folder yang akan digunakan untuk penempatan arsip sesuai dengan tab diberi tanda kode subyek/masalah  untuk subyek primer kode pada kiri atas, kemudian subyek sekunder pada tengah atas, dan subyek tersier ( bila ada) kode pada kanan atas

d.   Mempersiapkan sekat/guide, sekat berupa kertas tebal de4ngan ukuran 15,5 X 11 cm gunanya sebagai penunjuk/pemisah antara satu folder dengan folder yang lain. Sekat ini ditata dalam kotak kartu kendali dengan menuliskan kode dan subyeknya.

e.    Mempersiapkan tunjuk silang, tunjuk silang ini digunakan apabila dalam berkas satu arsip berkaitan dengan berkas arsip yang lain namun berbeda tempat penyimpanan karena berbeda fisik arsipnya dan tidak bisa disatukan karena ada perbedaan istilah yang mempunyai subyek sama

f.     Penataan arsip dalam folder.  Arsip yang mempunyai kode sama ditempatkan dalam folder sesuai urutan abjad, masalah, tahun, bulan dan tanggal, jika indeks tanggal dalam urutan angka dimulai dari angka yang yang besar ke kecil, jadi angka 1(satu) berada diurutan paling belakang dan angka terbesar di letakkan di depan.

PENGELOLAAN DAN PENATAAN ARSIP INAKTIF

Pengelolaan dan penataan arsip inaktif yang dilakukan berdasarkan asas asal usul dan asas aturan asli. Pada unit kearsipan, pengelolaan dan penataan arsip inaktif dilaksanakan melalui beberapa kegiatan yaitu : pengaturan fisik arsip, pengolahan informasi arsip dan penyusunan daftar arsip.

Daftar arsip inaktif memuat  informasi tentang: pencipta arsip, unit pengolah, nomor arsip, kode klasifikasi, uraian informasi arsip, tingkat perkembangan, jumlah, retensi, keterangan. Penataan arsip inaktif dan pembuatan daftar arsip inaktif menjadi tanggung jawab unit kearsipan