KEARSIPAN

TUGAS KEARSIPAN

PERALATAN KANTOR

Mesin penghancur kertas
Merupakan alat yang digunakan untuk menghancurkan kertas yang sudah tidak dipergunakan lagi.

---

Filling Kabinet
Suatu kabinet yang dipergunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen perusahaan, biasanya kabinet diberi suatu kode maupun nomor, yang dimaksudkan agar mempermudah dalam penemuan kembali suatu dokumen atau arsip

---

Perforator
Alat yang digunakan untuk melubangi suatu kertas atau dokumen, biasanya alat ini digunakan untuk melubangi suatu dokumen sebelum dokumen tersebut diarsipkan atau disimpan.

---

Mesin penghitung uang
Mesin yang digunakan suatu perusahaan maupun bank untuk menghitung uang, alat ini dimaksudkan supaya lebih cepat dan labih teliti dalam menghitung uang sehingga memperkecil adanya kemungkinan salah hitung uang.

---

Mesin Absensi
Mesin ini lebih baik dipergunakan pada suatu perusahaan dengan jumlah karyawan lebih dari 100 karyawan, karena akan memepermudah untuk mengetahui presensi karyawan.

---

Cash Box
Suatu kotak yang dipergunakan perusahaan untuk menyimpan uang, kotak ini disertai kunci ataupun kode supaya hanya orang tertentu yang bisa membuka sehingga dapat mengantisipasi pencurian.

---

Map Arsip
Lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

---

Guide
Lembaran kertas tebal atau karton yang digunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip.

---

Stapler
Alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas.

---

Numerator
Alat untuk membubuhkan nomor pada lembaran dokumen.

---

Kotak/box
Kotak yang digunakan untuk menyimpan arsip yang bersifat inaktif.

---

Alat sortir
Alat yang digunakan untuk memisahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan, dan disimpan ke dalam folder masing-masing.

---

Label
Alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder yang biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide.

---

Tickler file
Alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi baja untuk menyimpan arsip membentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

---

Cardex (card index) cabinet
Alat yang digunakan untuk menyimpan kartu indexks dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar memanjang.

---

Microfilm
Suatu alat untuk memproses fotografi, dimanaa arsip direkam pada film dalam ukuran yang diperkecil, untuk memudahkan penyimpanan dan penggunaan.

---

Komputer
Rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaansecarasistematis, berdasarkan instruksi/program yang diberikan, serta dapat menyimpan da nmenampilkan keterangan bilamana diperlukan.

---

Flashdisk
Alat penyimpanan khusus adalah alat yang digunakan untuk menyimpan arsip dalam bentum-bentuk yang khusus seperti flash disk, CD (compact disk), kaset dan sebagainya.

DESAIN PERKANTORAN

1. Kantor Minimalis Lemari Dinding

Apa yang menarik dengan lemari dinding? Jika Anda menginginkan ruang kerja tunggal dan anda hanya mendapati sebuah lemari dinding, Anda hanya cukup memasang meja di sana dan install komputer saja lalu tambahkan beberapa buku, beres.

2. Kantor Minimalis Putih

Apa yang menarik dengan putih? Kata banyak orang putih itu cantik dan cantik itu putih. Saya sendiri mendominasikan warna putih pada semua ruangan di rumah saya, putih memang mendatangkan efek luas, apalagi jika dipadukan untuk desain minimalis. Jika anda mendapati sebuah ruang di rumah anda yang dekat kamar tidur, anda bisa saja menyulapnya sebagai ruang pojok kerja, tambahkan kesan luas dengan warna putih.

3. Kantor Minimalis Separator

Gambar di bawah ini adalah desain yang cerdas dengan menciptakan sparator atau pemisah pada meja kerja. Sedikit rumit namun hasil desain yang keren, kenapa tidak. Anda bisa memanfaatkan pojokan ruang di rumah atau kantor anda untuk desain ruang kerja minimalis.

4. Kantor Minimalis Dekat Jendela

Garret Murray adalah user di flicker yang memposting sebuah foto kantor rumahan pribadinya. Gaya minimalis yang ia pilih sangat apik dan menawan, tampak pada gambar suasana minimalis yang cerah karena pemilihan lokasi dekat jendela. Apa yang menarik dekat jendela? Tentu akses dengan pemandangan luar ruangan. Rak kayu, meja kerja bahkan aksesori berupa poster terlihat sepadan dalam konsep minimalis yang cantik. Kursi ergonomis dengan desain apik terpadu dengan meja berpotongan bulat, seperangkat komputer imac menambah lengkapnya kantor rumahan idaman para pekerja digital.

5. Kantor Minimalis Meja Kayu Panjang

Tersedia hanya ruang yang panjang?  Perpaduan gaya antara elemen kayu pada sebuah meja panjag dengan kursi kerja modern akan membuat Anda nyaman dengan segala kelegaan.

6. Kantor Minimalis Meja Kursi Saja

Foto berikut menghadirkan ilustrasi ruang kerja / kantor dengan memanfaat ruang dengan ukuran kurang lebih 2x2m, Anda bisa menghilangkan segala kabinet dan hanya menyisakan meja dan kursi saja. Pemilihan furniture yang tepat serta interior yang sepadan akan mendatangkan kenyamaan ruang minimalis yang membebaskan.

7. Kantor Minimalis Transparan dan Kompak

Ide desain berikut ini menghadirkan konsep minimalis dengan penggunaan elemen kaca sebagai dinding dan pemanfaatan lemari dinding. Dengan lay out yang tepat anda akan mendapatkan desain interior sebuah ruang kerja yang kompak. Transparansi ruang yang tercipta menyiratkan Anda sebagai pecinta kerapian dan kebersihan serta ketelitian.

8. Kantor Minimalis Dinding Papan Kayu

 Apa yang menarik? Jika Anda menginginkan penghematan ruang yang ada untuk ruang kerja atau kantor Anda dan ingin menghadirkan sisi seni sekaligus mendatangkan suasana alam yang segar, konsep berikut ini bisa dan jadikan inspirasi. Terlihat tidak mahal dengan memanfaat beberapa bilah papan dan terkesan berkelas dengan sentuhan detail yang rapi dan indah.

9. Kantor Minimalis Floating / Mengapung

 Meja dan kabinet anda menyimpan aksesori dokumen dibuat menempel pada dinding. Kesan ringan dan sederhana ini bisa diperkuat dengan pemilihan furniture yang tepat, dan jangan lupa, tembok yang kuat, he..he.

10. Kantor Minimalis Klasik

Suka dengan yang antik, kuno dan klasik-klasik? Anda bisa melihat gambar berikut yang menghadirkan foto ruang kerja dengan tampilan vintage. Meja kursi kayu dengan vernish transparan menghadirkan warna dan tekstur natural terpadu dengan dinding dengan warna berani. Seluruh elemen itu terpadu secara minimalis dengan tata ruang yang ideal. Hmm, anda bisa mencobanya.

PERLENGKAPAN KANTOR

1. Kertas

 Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal dari pulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan hemiselulosa.

Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.

Beragam jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis, tas kertas, poster, atau sebagai bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya, bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh merupakan pengalaman yang menarik.

2. Pencil

 Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.

3. Pulpen

Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.

4. Penjepit kertas

Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis daripada menggunakan lem atau stapler.
Klip biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga, oval, atau seperti kupu-kupu. Bahan yang digunakan biasanya logam tapi kadang-kadang ada juga klip yang dibuat dari plastik.

Kegunaan :

Di tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol kunci. Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci CD-ROM dan diskdrive yang tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer genggam Palm juga dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan

 

5. Tinta printer

Jenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.

jenis-jenis tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau yang lainnya. Tinta Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

6. Stop Map

 Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasi hotprint dan emboss.

Stop Map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan. Stop map juga memiliki kegunaan untuk menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaan dan menciptakan reminding ke benak konsumen.

7. Taplak meja,

  Fungsi taplak meja sebenarnya sangat sederhana. Yaitu sebagai alas meja agar meja terlihat terhias rapih. Taplak meja saat ini memiliki motif yang beragam, tidak seperti dulu yang hanya bermotif kotak-kotak dengan hiasan bunga-bunga. selingan iklan promosi jual karpet masjid polos. Benda pengahias meja ini sangat mudah ditemukan dipasar terdekat dari rumah anda. harganya pun sangat terjangkau.
Banyak saat ini taplak meja berbagai bentuk dibuat, motif dan bahannya pun bermacam-macam. Tapi carilah taplak meja yang sesuai dengan ukuran meja yang anda miliki. Urusan harga cukup cari yang terjangkau uang belanja anda, yang penting sesuai selera anda.
Perawatan taplak meja cukup mudah. Perlakukan sesuai bahan yang digunakan. Misalnya dari kain, cukup di rendam dan dikucek saja bila tidak terlalu kotor agar lebih awet. Kalau bahan lain seperti rotan atau plastik, cukup di lap saja dengan kain basah. Nah bila taplak meja Anda dari kain perca yang memiliki banyak jahitan disarankan jangan disikat kerena bisa merusak jahitannya, cukup dikucek saja.

8. Kalender,

 adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).

9. Penggaris

Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dari plastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.

10. Stapler

Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.

 

11. Gunting

Gunting ialah alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti:

• kertas
• kertas perak
• plastik tipis
• makanan
• pakaian
• tali
• kabel.

Gunting lebih baik daripada pisau untuk beberapa penggunaan, seperti memotong artikel koran maupun gambar. Juga biasa digunakan memotong rambut. Tidak seperti pisau, gunting memiliki 2 sisi yang tajam.
Sebagian besar jenis gunting tidak terlalu tajam. Gunting anak biasanya tidak tajam, dan sering dilindungi dengan plastik.
Gunting bisa cocok buat orang kidal maupun yang tidak kidal. Menggunakan gunting di tangan yang salah sulit buat kebanyakan orang.

12. Amplop

Amplop adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupat dan dilipat sedemikian rupa.
Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.
Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.

13. Lem

 Lem adalah bahan lengket (biasanya cairan) yang dapat merekatkan 2 benda atau lebih. Lem bisa dibuat dari bagian tumbuhan atau hewan, maupun bahan kimia dari minyak.
Lem pertama mungkin adalah cairan alami yang berasal dari pohon saat ditebang. Kemudian orang belajar membuat lem dengan merebus kaki, tulang, ataupun tulang rawan binatang. Beberapa lem yang kuat pertama kali dibuat dari tulang ikan, karet, atau susu.
Lem sederhana dapat dibuat di rumah dengan mencampur tepung terigu dan air. Lem ini akan merekatkan potongan-potongan kertas bersama. Banyak seni yang dapat dibuat menggunakan lem. Kliping adalah karya seni yang dibuat dengan menggunakan lem untuk merekatkan benda-benda berwarna ke kertas.
Beberapa lem dapat dibuat untuk menahan air masuk perahu, bangunan, atau kendaraan. Dalam kasus ini, lem bisa disebut ca(u)lk. Beberapa bahan buatan manusia, seperti bahan seperti kayu, dibuat menggunakan lem untuk merekatkan potongan-potongan kecil bahan atau bubuk.

14. Selotip

Scoth tape atau selotip transparan merupakan alat bantu untuk merekatkan kertas yang sobek atau untuk membundel hasil fotokopian. Selain itu, dalam dunia sains selotip transparan juga bisa digunakan untuk alat pengoreksi bentuk mata dan dapat dimanfaatkan untuk menghasilkan sinar-X.

Keberadaan selotip merupakan karya kreatif seorang penemu asal negeri Paman Sam Amerika Serikat, pada 1925. Richard Gurley Drew lahir 22 Juni 1899 di St. Paul, Minnesota. Semenjak kecil dan dewasa, ia tinggal di kota kelahirannya. Pria lulusan Universitas Minnesota ini memiliki bakat yang luar biasa dalam bidang penemuan, salah satunya melalui penemuan selotip.

15. Tipe –X

Adalah sebuah alat yang digunakan untuk menghapus tulisan yang berupa cairan.

16. Penghapus/setip

Penghapus (juga disebut setip) merupakan salah satu perlengkapan alat tulis yang merupakan karet lembut yang mampu menghilangkan tanda yang dihasilkan dengan pensil.
Penghapus kenyal seperti karet, dan seringkali bewarna putih atau hitam (walaupun ditemukan juga coklat atau merah jambu untuk memperindah penampilan sesuai pemanfaatan teknologi). Terdapat pensil yang dilengkapi dengan penghapus di ujungnya. Penghapus mahal mungkin mempunyai bahan vinyl atau plastik sebagai tambahan kepada karet.
Penghapus juga merujuk kepada penghapus pada papan tulis seperti papan hitam atau papan putih. Penghapus papan hitam tradisional merupakan blok kayu berbentuk persegi panjang yang dibuat dari kain berbahan wol.